সারিতে এন্ট্রিকৃত গ্রাহকের নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর মিলে গঠিত হয়

রেকর্ড Record) : অনেকগুলাে ফিল্ডের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি রেকর্ড। সাধারণভাবে পুরাে একটি রাে বা সারিকেই আমরা রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করি। যদি কোনাে টেবিলে গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা লিপিবদ্ধ থাকে তবে সে গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা মিলে হবে একটি রেকর্ড। এরকম যতজন গ্রাহকের নাম-ঠিকানা একটি টেবিলে লিপিবদ্ধ থাকবে সে টেবিলে ততগুলাে রেকর্ড আছে বলে ধরা হবে।
ফিল্ড (Field) : রেকর্ডের ক্ষুদ্রতম অংশ হলাে ফিন্ড। রেকর্ডের প্রতিটি উপাদান যেমন- নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর ইত্যাদিকে এক একটি ফিল্ড হিসেবে ধরা হয়। প্রতিটি ফিন্ড সাধারণত কলাম হেডিং হিসেবে থাকে। কলামের একটি সেলের (Cell) ডাটাকে আমরা একটি ফিল্ড হিসেবে ধরি এবং পুরাে কলামটিতে থাকে একই ধরনের ডাটা।